Projektmodellen framför allt…
En projektmodell ger struktur, fokus, gemensamt språk och tydliga roller.
Tanken med en projektmodell är inte att ”ITIL projektet” ska följa dess ramverk slaviskt utan dess främsta uppgift är att tjänstgöra som ett stödjande och vägledande ”verktyg.”
Då alla ITIL projekt anses vara unika behöver man göra anpassningar av den för stunden tänkta modellen. Hur ska denna anpassning göras? Och Vad ska anpassningen innefatta? Dessa är frågeställningarna som har legat till grund för den korta artikelserie.
Den empiriska bakgrunden bygger på studier av allehanda projektlitteratur samt samtal och diskussioner med projektledare och seniorkonsulter. Mycket av innehållet bygger på egna resonemang och erfarenheter men även från ingående diskussioner med kollegor med insyn i ämnet och branschen. Artikelserien utgår från ett resonemang från en generell projektmodell.
”Det är inte modellen eller metoden som avgör hur bra man lyckas med ITIL projektet utan hur den tillämpas av de inblandade.”
Projektmodell/metod – när, var, hur och varför
En projektmodell är ett samlat ”dokument” som innehåller ett företags regler, riktlinjer och dokumentation m.m.. Modellen är tänkt att användas vid företagets projektgenomförande. En projektmodell ger struktur, fokus, gemensamt språk och tydliga roller.
Beroende på vilken projektmodell man talar om, kan den användas på enskilda isolerade projekt eller innefatta hela flerprojektorganisationer. En projektmodell ska också vara ett hjälpmedel för personer som normalt inte jobbar med ITIL projekt och som blivit utsedda eller ombedda att medverka i projektarbete. Med det inte sagt att allt ska drivas efter en projektmodell.
Reflektioner bör inte bara göras utifrån om en projektmodell ska användas eller inte. Man bör även fråga sig hur respektive projektmodell bäst utnyttjas av ett projekt, d.v.s. hur en projektmodell anpassas till en viss typ av projekt. Vi vet ju att projekt per definition innebär att en unik (Marttala, A. & Karlsson, Å. (1999), s. 10) företeelse utförs. Så hur skulle det bli om man använde exakt samma projektmodell till alla typer av projekt. Ett kliniskt utvecklingsprojekt har ju inte samma förutsättningar som ett anläggningsprojekt. Efter en jämförelse mellan olika projektmodeller ser man tydligt att det är mer som är lika än vad som skiljer dem åt.
Innan man ens funderar på att använda en projektmodell måste man vara väl medveten om hur organisationen har använt modeller i tidigare sammanhang. Om projektdeltagarna inte är bevandrade i en specifik modell bör den helt enkelt inte användas. En annan otroligt viktig aspekt på modellanvändandet är att modellen har en acceptans och att den är förankrad i organisationen från högsta ledning. Detta för att ge legitimitet för användandet och basen till att modellutbildning ska ingå för respektive projektdeltagare. Det är således inte projektledarens ansvar att se till att deltagarna är kunniga i modellen utan företagsledningen.
Tanken med en modell är inte att ”projektet” ska följa dess ramverk slaviskt utan modellens främsta uppgift är som beskrivits ovan att var ett stödjande ”verktyg.” Ett hjälpmedel att gå tillbaks till under projektprocessen för att få vägledning och hjälp när det gäller allt från styrning, kommunikation och resurshantering till aktiviteter och osäkerhetshantering.
Att jobba med och i projekt kräver ordning och reda. Klara ramar, riktlinjer och roller är byggstenarna i ett lyckat ITIL projekt. Att starta projekt helt utan några som helst fördefinierad riktlinjer kan självklart lyckas men det rekommenderas varmt att åtminstone om än skriven på en servett följa någon typ av ”roadmap”, vad som behövs är en projektmodell eller som det ibland även kallas projektmetod (Marcusson, L. & Ahlin, A. (2002), s. 14). I resterande text kommer uttrycket projektmodell att användas.
