Projektförstudien – kvalitetssäkrar projektidén

Förstudierapporten är produkten som författas under och/eller efter projektförstudien är slutförd. Förstudierapporten består vanligtvis av en översiktlig plan över hur projektet är tänkt att genomföras. Förstudien görs i huvudsak av projektledaren i samarbete med projektgruppen. De frågor man främst söker svar på genom förstudien är hur nuläget ser ut, vad som ingår och inte ingår inom projektets ramar. Man vill också veta vilka intressenterna är och vad deras olika krav, behov och önskemål består av. Slutligen tas olika lösningar och alternativ fram som sedan illustreras i en översiktlig färdplan.

Varför, varför & varför?

För att få svar och förtydliganden på de frågor som projektförstudien (se del 1 i denna artikelserie) genererar kan projektledaren använda sig av en slags frågeprocess. Metoden går ut på att projektledaren ställer frågan ”varför?” (Tonnqvist, 2004, s. 55) upprepade gånger till beställaren. Med denna metod kan projektledaren nysta upp projektets olika frågeställningar och förutsättningar.

Exemplet nedan illustrerar hur en förenklad sådan dissekerande frågeprocess kan gå till.

Ett företag har fått återkommande klagomål från sina kunder om deras hissar. Projektbeställaren kommer med förfrågan om projektledaren kan driva ett projekt som ska resultera i nöjdare kunder (”för det är hissarna det är fel på har beställaren kommit fram till”).

Under ett styrmöte använder sig projektledaren av ”varför” metoden. Konversationen fortgår enligt följande:

Projektledaren:  Varför vill ni ha nya hissar?

Beställaren:   För att vi har fått klagomål på dem.

Projektledaren: Varför tror ni att ni har fått klagomål?

Beställaren:    För att kunderna ogillar våra hissar.

Projektledaren: Varför gillar inte kunderna era hissar?

Beställaren:    Det vet vi inte.

Trots att konversationen är mycket förenklad och konstgjord påvisar den ändå vikten av projektförstudien eller åtminstone gå till botten med frågeställningar och syftet till projektstarten. Om vi analyserar ovanstående situation kommer vi snabbt fram till att det inte alls behöver vara hissarna det är fel på. Det kan lika gärna vara så att det är för trångt utanför hissarna så att kö bildas, det kan också vara utseendet inne i hissen som är undermålig. Det kanske bara räcker med att piffa upp dem lite. Det kan även vara så att det är lokalen i närheten av hissarna som inte tilltalar kunderna, lite blommor och färg kanske räcker.

Exemplet visar på att en noggrann och seriös projektförstudie ger projektledaren en djuplodande analys om vad projektet ska åstadkomma, varför och hur. Om beställaren i exemplet hade fått sin önskan igenom utan något ifrågasättande från projektledaren hade kanske hissarna bytts ut, utan någon som helst grund. Gör det klart för dig själv som projektledare vad beställaren verkligen vill, och gör detta med hjälp av en projektförstudie.

Du har väl inte missat del ett i denna artikelserie? Förstudie inom projektledning del 1

Vi är experter på olika förstudier och levererar efter tid och budget. Läs mer om våra tjänster inom projektledning och förstudie HÄR.