Systemförvaltning IT – vad handlar det om?

Systemförvaltning inom IT handlar om att skapa en modell/metod (förvaltningsmodell) för att säkerställa att vi stödjer, underhåller, vidareutvecklar och supportar de system/applikationer/tjänster som vi på IT använder för att leverera värde till verksamheten. För att göra detta behöver vi inventera, dokumentera och beskriva de objekt vi vill förvalta (vad som ska förvaltas), vad som skall göras med dem och vem som skall göra vad.

Enkelt uttryckt handlar det om att skapa en ”mikroorganisation”, en förvaltningsorganisation med personer från så väl IT som verksamheten samt tillhörande roller, arbetsrutiner och verktyg (mallar, dokument och andra hjälpmedel).

Systemförvaltningens värden

• Högre leveranskvalitet
  En förbättrad samsyn om sambanden mellan krav, förväntningar och kostnader ger en ökad förståelse som ökar den faktiska kvaliteten på de levererade IT-tjänsterna.
• Förbättrad kostnadseffektivitet
  Förvaltningsmodellen beskriver de metoder och processer som leder till en högre nyttjandegrad av investeringar och resurser gällande förvaltningsobjektet.
• Samordning och samarbete
  Förvaltningsmodellen fungerar som vägledning för hur arbetet ska bedrivas inom verksamheten och IT.

Vad skall förvaltas?

Det första vi behöver göra är att definiera vad det är som skall förvaltas. Detta definieras ofta som förvaltningsobjekt som vi delar in i olika typer och dokumenterar i en förvaltningsportfölj utifrån vilket område som det skall stödja t.ex. HR-support, säljstöd eller liknande.

Vad skall göras inom systemförvaltningen?

Det finns olika delar att hantera inom systemförvaltningen, det handlar om att ge stöd, underhålla, vidareutveckla och tillgängliggöra systemen.

Ge stöd

För att verksamheten eller användaren skall kunna använda det vi förvaltar behöver vi erbjuda utbildningar, manualer, lathundar m.m.

Underhålla & Vidareutveckla

Detta är egentligen två olika delar men eftersom de faller inom samma område är det ibland enklare att se dem som en. Underhåll handlar ju om att underhålla den befintliga tjänsten eller systemet och vidareutveckling handlar om utveckling av enklare funktioner eller snarare förbättringar, större förändringar skall inte ske inom den vardagliga systemförvaltningen utan via en kontrollerad Change Management process som inkluderar fler intressenter (ps, även mindre förändringar/förbättringar ska naturligtvis också hanteras via Change Management, men på ett mer ”Leant” arbetssätt). Inom underhåll och vidareutveckling är det viktigt att dela upp arbetet i tydliga avsnitt/arbetsområden. Med hjälp av RAFS får du en god idé på hur du kan dessa områden:

• R – Rättningar (Buggfixar, mindre justeringar)
• A – Anpassningar (För att passa ihop med andra applikationer eller HW eller liknande
• F – Förbättringar (Ny funktionalitet eller smartare funktioner)
• S – Sanering (Ta bort det som inte behövs)

Tillgängliggöra

För att det skall vara enkelt för verksamheten att nyttja förvaltningsobjektet är det viktigt att vi har beskrivit en tydlig och lättillgänglig väg för frågor och support för eventuella ärenden som kan uppstå.

Förvaltningsorganisationen – Vem gör vad inom systemförvaltningen?

Nu när vi vet vad vi skall göra med de olika objekten är det dags att titta på vem som gör vad. Vi behöver etablera en förvaltningsorganisation.

Den behöver definieras inom så väl IT som hos verksamheten men också i gränssnittet.

Etablera nya objekt in i systemförvaltning

Med nya objekt som ska förvaltas är det viktigt att ha en tydlig, välfungerande och smidig process för att överlämna från projekt till förvaltning. Information, kunskap, dokumentation, verktyg, kunskapsöverföring och överlämning av ägarskap måste hanteras på ett standardiserat och uppföljningsbart sätt för att säkerställa att vi kan förvalta objektet på rätt sätt när det väl är i drift.

För att säkerställa detta krävs stöd i form av verktyg och annat.

Verktyg som krävs för en effektiv förvaltning

• Systembeskrivningar
• Checklista för överlämning från projekt till förvaltning
• Mall, förbättringsplan
• Mall, budget verktyg / rapporter
• Mall, förvaltningsstrategi
• SLA, OLA och UC
• Kanban verktyg för daglig / veckovis uppföljning
• KPI, scorekort, balanserat styrkort
• Rollbeskrivningar
• Riskhanteringsmatris
• Forumbeskrivningar
• Förvaltningsportfölj
• Systemmatris

Ibland behöver man hjälp

Hör gärna av dig om du har frågor eller funderingar gällande ert arbete inom systemförvaltning. Ibland behöver man bara få sina tankar bekräftade. Man når oss enklast på 031-337 57 50 eller på info@larssonco.com