ITIL Foundation för YH

Larsson & Co utbildar blivande infrastrukturspecialister inom ITIL och IT-projektledning.

ITIL Foundation för YH | YH-utbildning

ITIL Foundation för YH.

Eftersom det är brist på marknaden med människor som har relevant utbildning och kunskap har Larsson & Co gjort sitt för att försöka avhjälpa den situationen.

Folkuniversitetet har anlitat Larsson & Co för att genomföra ITIL Foundation och praktisk IT-projektledning.

Allt för att eleverna ska ha en så relevant utbildning som möjligt när de ska ut i verkliga livet.

Just ITIL Foundation är en utbildning som saknas för många. ITIL Foundation står oftare och oftare under ”Krav” snarare än som tidigare ”MeriterIT-projektledning | ITIL Foundation för YHande”.

ITIL Foundation ger eleverna rätt tänk och terminologi när de väl kommer ut på sin praktik eller Lärande i Arbete som det numer heter (LIA). Det kommer dessutom korta startsträckan för dem när de väl börjar arbeta.

Praktisk IT-Projektledning

Som del två har Larsson & Co levererat en kurs i praktisk IT-projektledning som inte bara ger eleverna en bra förståelse för hur projekt drivs. De kommer dessutom ha med sig färdiga och användbara mallar för projektdirektiv, kommunikationsplaner och projektplaner med sig.

Med fokus på det praktiska får eleverna inte bara tillverka sina planer, dokument och kommunikation. De får även presentera sitt material för en tänkt styrgrupp. Avgränsa sina projekt och motivera sina beslut.

Vill ni också veta vilka utbildningsinsatser vi på Larsson & Co kan göra för dig? Klicka på länken för att komma till våra utbildningar.

ITIL Foundation | ITIL Certifiering | ITIL Konsult

4 steg för att verksamhetsutveckla IT

Verksamhetsutveckla IT på ett metodiskt vis

Alla IT-organisationer måste hela tiden utvecklas för att följa med sin kärnverksamhets krav och behov. Stagnerar IT så stagnerar kärnverksamheten, i bästa fall, i värsta fall går den omkull.

När vi hjälper våra kunder följer vi ofta en 4 stegsmetod för att utkristalisera behov, krav och vad som behövs göras. Nedan beskriver jag en förenklad metod som ni själva kan använda er av i  vardagen.

Verksamhetsanalysen

Vi använder en av Toyotas och till lika Leans metoder för ständiga förbättringar, nämligen 5 Varför. Genom att ställa frågan varför 5 gånger når vi snabbt en konkret och sann (så långt det går) bild av utmaninge, problemet eller frågeställningen.

Verktyg: Arbetet utförs genom brainstorming sessioner, Works shops och intervjuer.

Output: Analyserad problemställning och tydliggjort behov.

Formulera uppdrags/projekt-beskrivningen

Efter att behovet/problemställningen tydliggjorts tas en uppdragsbeskrivning/projektbeskrivning/roadmap fram. Den utförliga uppdragsbeskrivningen gör att ni i ett tidigt skede har en klar bild av resursbehov (timmar och personer), tidsplaner, krav, förutsättningar, ev. risker och kostnaden, m.m.

Verktyg: Riskanalyser, projektplanering, SWOT-analyser, prioriteringsmetoder (MoSCoW), prioriteringsdiagram (polärdiagram), works shops, brainstorming, m.m.

Output: Uppdrags/projekt-beskrivning.

Utförandet

Varje uppdrag/projekt utförs i enlighet med uppdrags/projekt-beskrivningen. En regelbunden tids- och aktivitetsrapportering upprätthålls. Inga avsteg från uppdrags/projekt-beskrivningen ska göras utan godkännande.

Verktyg: Tidsplaner, checklistor, aktivitetslistor, budgetuppföljning/rapportering, kommunikationsplaner, avstämningsmöten, kvalitetssäkrande möten, statusrapporter, m.m.

Output: Genomfört uppdrag.

Kvalitetssäkring

För att säkerställa mål och förväntningar och för att skapa möjlighet till justering i tid och leverabler bör ni arbeta med en kontinuerlig kvalitetssäkring. Vanligtvis görs detta genom avstämningsmöten där ni går igenom uppdrags/projekt-beskrivningen. Efter avslutat uppdrag/projekt genomförs ett sista kvalitetsmöte.

Verktyg: Avstämningsmöten med leverabelrapportering samt checklista för att följa upp leveransens kvalitet ur perspektiv som tidsplan, leveranskvalitet, konsultens sociala samarbete, fakturaprocessen, upplevt bidrag, m.m.

Output: Kvalitetssäkrad leverans.


Har ni frågor om metoden eller behöver vägledning är det bara att höra av er.

Ring mig på 0705-33 75 66
Eller maila på freddie.larsson@larssonco.com

/Freddie

Vår pragmatiska projektledarutbildning är en succé!

Succé! för vår nya utbildning, it-projektledare

Då var vår första schemalagda projektledarkurs, teknisk IT-projektledare slutförd. Vi har länge sett ett behov av en ny typ av utbildningar. Utbildningar som tar fast i verkligheten och praktiska övningar snarar än i teorier och metoder. Ett bevis på att vi ligger rätt i tiden är vår senaste projektledarutbildning för dig som ska driva tekniska IT projekt.

Så här beskrivs den kort:
Mer praktiskt än så här blir det inte… Kursen utgår ifrån scenarion- och rollbaserad inlärning och genomförs i form av ett faktiskt projekt. Du får lära dig planera och genomföra projektgruppsmöten, brainstorming sessioner, aktivitetsplanering, kommunikationsplanering, styrgruppsavstämningar och uppföljning av tid och budget. Du erhåller verktyg, mallar och metoder för att lyckas med era tekniska IT-projekt. Du får med dig en verktygslåda värd namnet.

Se deltagarnas betygsättning och kursbeskrivningen nedan:

kursutvärdering it pl        it-projektledare

Projektmodellens betydelse i framgångsrika ITIL projekt – del 1

Projektmodellen framför allt…

En projektmodell ger struktur, fokus, gemensamt språk och tydliga roller.
Tanken med en projektmodell är inte att ”ITIL projektet” ska följa dess ramverk slaviskt utan dess främsta uppgift är att tjänstgöra som ett stödjande och vägledande ”verktyg.”

Då alla ITIL projekt anses vara unika behöver man göra anpassningar av den för stunden tänkta modellen. Hur ska denna anpassning göras? Och Vad ska anpassningen innefatta? Dessa är frågeställningarna som har legat till grund för den korta artikelserie.

Den empiriska bakgrunden bygger på studier av allehanda projektlitteratur samt samtal och diskussioner med projektledare och seniorkonsulter. Mycket av innehållet bygger på egna resonemang och erfarenheter men även från ingående diskussioner med kollegor med insyn i ämnet och branschen. Artikelserien utgår från ett resonemang från en generell projektmodell.

”Det är inte modellen eller metoden som avgör hur bra man lyckas med ITIL projektet utan hur den tillämpas av de inblandade.”
Projektmodell - en förenkling av verkligheten
Projektmodell – en förenkling av verkligheten

Projektmodell/metod – när, var, hur och varför

En projektmodell är ett samlat ”dokument” som innehåller ett företags regler, riktlinjer och dokumentation m.m.. Modellen är tänkt att användas vid företagets projektgenomförande. En projektmodell ger struktur, fokus, gemensamt språk och tydliga roller.

Beroende på vilken projektmodell man talar om, kan den användas på enskilda isolerade projekt eller innefatta hela flerprojektorganisationer. En projektmodell ska också vara ett hjälpmedel för personer som normalt inte jobbar med ITIL projekt och som blivit utsedda eller ombedda att medverka i projektarbete. Med det inte sagt att allt ska drivas efter en projektmodell.

Reflektioner bör inte bara göras utifrån om en projektmodell ska användas eller inte. Man bör även fråga sig hur respektive projektmodell bäst utnyttjas av ett projekt, d.v.s. hur en projektmodell anpassas till en viss typ av projekt. Vi vet ju att projekt per definition innebär att en unik (Marttala, A. & Karlsson, Å. (1999), s. 10) företeelse utförs. Så hur skulle det bli om man använde exakt samma projektmodell till alla typer av projekt. Ett kliniskt utvecklingsprojekt har ju inte samma förutsättningar som ett anläggningsprojekt. Efter en jämförelse mellan olika projektmodeller ser man tydligt att det är mer som är lika än vad som skiljer dem åt.

Innan man ens funderar på att använda en projektmodell måste man vara väl medveten om hur organisationen har använt modeller i tidigare sammanhang. Om projektdeltagarna inte är bevandrade i en specifik modell bör den helt enkelt inte användas. En annan otroligt viktig aspekt på modellanvändandet är att modellen har en acceptans och att den är förankrad i organisationen från högsta ledning. Detta för att ge legitimitet för användandet och basen till att modellutbildning ska ingå för respektive projektdeltagare. Det är således inte projektledarens ansvar att se till att deltagarna är kunniga i modellen utan företagsledningen.

Tanken med en modell är inte att ”projektet” ska följa dess ramverk slaviskt utan modellens främsta uppgift är som beskrivits ovan att var ett stödjande ”verktyg.” Ett hjälpmedel att gå tillbaks till under projektprocessen för att få vägledning och hjälp när det gäller allt från styrning, kommunikation och resurshantering till aktiviteter och osäkerhetshantering.

Att jobba med och i projekt kräver ordning och reda. Klara ramar, riktlinjer och roller är byggstenarna i ett lyckat ITIL projekt. Att starta projekt helt utan några som helst fördefinierad riktlinjer kan självklart lyckas men det rekommenderas varmt att åtminstone om än skriven på en servett följa någon typ av ”roadmap”, vad som behövs är en projektmodell eller som det ibland även kallas projektmetod (Marcusson, L. & Ahlin, A. (2002), s. 14). I resterande text kommer uttrycket projektmodell att användas.

– Förstudie inom projektledning del 2

Projektförstudien – kvalitetssäkrar projektidén

Förstudierapporten är produkten som författas under och/eller efter projektförstudien är slutförd. Förstudierapporten består vanligtvis av en översiktlig plan över hur projektet är tänkt att genomföras. Förstudien görs i huvudsak av projektledaren i samarbete med projektgruppen. De frågor man främst söker svar på genom förstudien är hur nuläget ser ut, vad som ingår och inte ingår inom projektets ramar. Man vill också veta vilka intressenterna är och vad deras olika krav, behov och önskemål består av. Slutligen tas olika lösningar och alternativ fram som sedan illustreras i en översiktlig färdplan.

Varför, varför & varför?

För att få svar och förtydliganden på de frågor som projektförstudien (se del 1 i denna artikelserie) genererar kan projektledaren använda sig av en slags frågeprocess. Metoden går ut på att projektledaren ställer frågan ”varför?(Tonnqvist, 2004, s. 55) upprepade gånger till beställaren. Med denna metod kan projektledaren nysta upp projektets olika frågeställningar och förutsättningar.

Exemplet nedan illustrerar hur en förenklad sådan dissekerande frågeprocess kan gå till.

Ett företag har fått återkommande klagomål från sina kunder om deras hissar. Projektbeställaren kommer med förfrågan om projektledaren kan driva ett projekt som ska resultera i nöjdare kunder (”för det är hissarna det är fel på har beställaren kommit fram till”).

Under ett styrmöte använder sig projektledaren av ”varför” metoden. Konversationen fortgår enligt följande:

Projektledaren:  Varför vill ni ha nya hissar?

Beställaren:   För att vi har fått klagomål på dem.

Projektledaren: Varför tror ni att ni har fått klagomål?

Beställaren:    För att kunderna ogillar våra hissar.

Projektledaren: Varför gillar inte kunderna era hissar?

Beställaren:    Det vet vi inte.

Trots att konversationen är mycket förenklad och konstgjord påvisar den ändå vikten av projektförstudien eller åtminstone gå till botten med frågeställningar och syftet till projektstarten. Om vi analyserar ovanstående situation kommer vi snabbt fram till att det inte alls behöver vara hissarna det är fel på. Det kan lika gärna vara så att det är för trångt utanför hissarna så att kö bildas, det kan också vara utseendet inne i hissen som är undermålig. Det kanske bara räcker med att piffa upp dem lite. Det kan även vara så att det är lokalen i närheten av hissarna som inte tilltalar kunderna, lite blommor och färg kanske räcker.

Exemplet visar på att en noggrann och seriös projektförstudie ger projektledaren en djuplodande analys om vad projektet ska åstadkomma, varför och hur. Om beställaren i exemplet hade fått sin önskan igenom utan något ifrågasättande från projektledaren hade kanske hissarna bytts ut, utan någon som helst grund. Gör det klart för dig själv som projektledare vad beställaren verkligen vill, och gör detta med hjälp av en projektförstudie.

Du har väl inte missat del ett i denna artikelserie? Förstudie inom projektledning del 1

 

Experter på förstudie
Förstudiens roll inom projektledningen

Vi är experter på olika förstudier och levererar efter tid och budget. Läs mer om våra tjänster inom projektledning och förstudie HÄR.


 

– Förstudie inom ITIL projektledning del 1

Förstudie, ett måste inom ITIL projektledning, eller?

Alla projekt börjar med någon form av initiering. Det kan vara att ett problem ska lösas eller en produkt utvecklas. När initieringen har gjorts och en projektledare tillsatts projektet är hans/hennes första uppgift att göra en fullgod förstudie eller åtminstone en nulägesanalys.

Det gäller för projektledaren att skapa en enhetlig bild av önskade mål, effekter och förutsättningar, en mycket viktig del är att få alla intressenter att ha samma syn på varför och hur projektet ska utföras.

Experter på förstudie
Förstudiens roll inom projektledningen

Förenklat är den primära funktionen av förstudien att minska osäkerheten kring projektet och som resultat generera ett beslutsunderlag i form av en förstudierapport (Tonnqvist, 2004, s. 92). Rapporten gås igenom av styrgruppen som bl.a. utifrån den beslutar om projektet ska fortgå, korrigeras eller läggas ned.

Med utgångspunkt i uppdragsbeskrivningen vilken projektledaren bör ha delgivits ( i de flesta fall författas uppdragsbeskrivningen av projektledaren själv med stöd av sponsorn) av projektbeställaren bör projektledaren efter förstudien kunna besvara i huvudsak fem frågor. Om det inte går att få tillfredställande svar på respektive fråga bör projektledaren ställa sig frågande om projektet verkligen ska genomföras eller inte. Frågor som bör kunna besvaras innan projektstart godkänns (Marcusson, L, Ahlin, A, 2002, s. 92):

  1. Vem är beställaren?
  2. Varför ska uppdraget utföras?
  3. Vad ska göras?
  4. När ska uppdraget vara färdigt?
  5. Hur ska uppdraget utföras?

Felet många projektledare gör är att inte inse eller inte våga lyfta behovet av en seriös förstudie, vilket kan stå dem dyrt, både i form av förtroende, pengar och i tid. Förstudiens roll för både projektet och dess intressenter är att ”staka ut vägen” och lägga en så god grund som möjligt. Det är som ordspråket säger, ”projekt misslyckas inte i slutet utan i början.” Dåligt förarbete är ett av de bästa sätten att misslyckas med sitt projekt. Förstudien är ett sätt att förbereda och planera för ett lyckat projekt.

 

Vi är experter på olika förstudier och levererar efter tid och budget. Läs mer om våra tjänster inom projektledning och förstudie HÄR.